Checklist File Dokumen Siap Upload

Kualitas foto sudah dicek — sekarang giliran file. Ada dua lapisan pengecekan yang sering dicampuradukkan: integritas file (apakah file-nya sehat secara teknis) dan ketepatan konten (apakah file yang dipilih memang yang benar). Banyak penolakan upload bukan karena foto jelek, tapi karena file-nya rusak, ukurannya terlalu besar, atau salah pilih versi.

Integritas file

Integritas file = apakah file yang Anda pegang bisa dibaca portal dengan benar. Tujuh hal yang perlu dicek:

Format file sesuai permintaan portal

Cek ekstensi file (bagian setelah titik di nama file). Kalau portal minta JPG, file .png atau .heic akan ditolak. Kalau portal minta PDF, file gambar tidak diterima.

Jangan pernah rename ekstensi secara manual. File bernama foto.pdf tapi isinya JPG akan tetap ditolak — portal membaca isi file, bukan hanya nama. Kalau perlu ubah format, konversi pakai aplikasi yang sesuai.

Ukuran file dalam batas portal

Kebanyakan portal membatasi 1-2 MB per file. Kamera belakang HP keluaran baru biasanya menghasilkan file 5-10 MB per foto karena resolusinya tinggi. Ini bagus untuk detail, tapi harus dikompres sebelum upload.

Cara cek ukuran di HP:

• Android: buka File Manager → tahan file → Detail. Ukuran tertulis dalam KB atau MB.
• iPhone: buka Files app → tap ikon "i" di samping file → lihat ukuran.

Kalau file di atas batas, kompres pakai layanan online seperti ilovepdf.com, smallpdf.com, atau fitur bawaan galeri. Jangan mengecilkan resolusi manual secara drastis — teks bisa jadi tidak terbaca.

Batas bawah juga penting. File di bawah 100 KB untuk foto dokumen biasanya berarti resolusi terlalu rendah. Cek keterbacaan teks dulu.

File tidak rusak (corrupt)

File yang terlihat normal di daftar file bisa rusak secara internal — muncul saat portal mencoba membukanya. Penyebab paling umum:

• Proses simpan terputus. HP mati atau aplikasi crash saat file sedang disimpan. Hasilnya file terbentuk tapi datanya tidak utuh.
• Transfer yang terputus. Download terputus di tengah, atau kabel data lepas saat copy.
• File yang dibuat aplikasi tidak standar. Beberapa aplikasi scanner gratis menghasilkan PDF dengan struktur yang tidak dikenali portal pemerintah.

Cara cek file tidak rusak:

1. Buka file di HP. Kalau bisa dibuka normal dan seluruh halaman terbaca, file kemungkinan sehat.
2. Buka di aplikasi kedua. Misalnya PDF yang bisa dibuka di Google Drive belum tentu bisa di Adobe Acrobat. Kalau di dua aplikasi sama-sama OK, baru yakin file valid.
3. Perhatikan pesan error. Kalau saat buka muncul "file rusak" atau "tidak bisa dibuka", file memang rusak.
4. Cek ukuran file. File yang rusak sering tiba-tiba jadi beberapa byte saja atau ukurannya sangat jauh dari file aslinya.

Kalau file rusak, jangan coba upload — buat ulang dari sumber asli. Kalau file asli juga sudah hilang, scan ulang dari dokumen fisik.

File hasil download atau transfer tidak berubah

File yang didownload ulang dari email, cloud, atau chat — atau dipindah antar HP lewat Bluetooth, WhatsApp, atau kabel — kadang tidak sama persis dengan file asli. Sebelum dipakai untuk upload, bandingkan dengan file asli.

Perbandingan cepat:

• Ukuran file. Buka file manager, bandingkan ukuran file yang baru dengan yang asli. Kalau jauh lebih kecil (misal dari 2 MB jadi 200 KB), file sudah mengalami kompresi dan kualitas mungkin turun.
• Waktu modifikasi. File yang di-re-save atau di-kompres oleh aplikasi transfer akan punya waktu modifikasi baru.
• Buka dan zoom. Paling pasti — buka kedua file, zoom ke detail yang sama (NIK, nomor seri), bandingkan ketajaman.

Transfer yang aman: kabel USB langsung, AirDrop (iPhone ke iPhone), email sebagai "Lampiran" (bukan "Sisipkan"), atau WhatsApp dengan mode "Dokumen" (bukan "Foto").

File bukan hasil screenshot yang berisiko

Screenshot dokumen memang praktis, tapi ada dua jenis yang sering bermasalah:

Screenshot biasa. Tersimpan sebagai PNG walau Anda rename ke .jpg. Portal membaca isi file, bukan nama — kalau portal hanya terima JPG, file akan ditolak. Selalu konversi lewat aplikasi, jangan cuma ganti nama.

Screenshot panjang (long screenshot atau scroll capture). Praktis untuk menangkap seluruh halaman sekaligus. Tapi untuk upload dokumen, file jenis ini sering bermasalah:

• Resolusi menurun. Semakin panjang screenshot, semakin kecil detail per area yang ditangkap
• Dimensi tidak standar. File bisa jadi 500x3000 pixel — portal yang mengharapkan aspek rasio dokumen normal (3:4, 4:3) akan menganggapnya tidak valid
• Teks kecil biasanya terbaca di HP tapi pecah saat diperbesar di layar besar

Untuk upload dokumen resmi, selalu pakai foto langsung dari kamera belakang atau scan dari aplikasi scanner yang menghasilkan PDF berformat halaman standar. Screenshot panjang hanya cocok untuk dokumentasi pribadi, bukan upload resmi.

Ketepatan sebelum upload

File-nya sehat secara teknis. Tapi yang dipilih untuk upload memang benar? Empat hal yang sering terlewat:

Dokumen pendukung sesuai kolom

Portal layanan biasanya meminta beberapa dokumen pendukung di kolom yang berbeda — KTP di kolom KTP, KK di kolom KK, pas foto di kolom pas foto. Salah memasukkan file ke kolom yang tidak sesuai bisa membuat pengajuan langsung ditolak tanpa penjelasan.

Kesalahan umum:

• Foto KTP masuk ke kolom KK (atau sebaliknya)
• Selfie dengan KTP masuk ke kolom pas foto formal
• Halaman depan paspor masuk ke kolom halaman data
• Dokumen pendukung milik anggota keluarga lain dipilih karena nama file mirip

Cara hindari:

• Rename file dengan jelas sebelum upload. Bukan "IMG_12345.jpg" tapi "KTP-Budi.jpg", "KK-Keluarga-Budi.jpg", "Pasfoto-Budi.jpg".
• Buka file sebelum submit di setiap kolom. Kebanyakan portal menampilkan preview setelah upload — pastikan preview menunjukkan dokumen yang tepat di kolom yang tepat.

Halaman yang benar (untuk dokumen multi-halaman)

Upload sudah berhasil, tapi ternyata halaman yang dikirim salah. Contoh:

• Upload halaman belakang KTP padahal yang diminta depan
• File PDF berisi beberapa dokumen, dan yang ter-upload bukan halaman yang relevan
• PDF rapor berisi beberapa semester, dan halaman yang diminta (misalnya semester 5) tidak masuk

Cara hindari:

• Buka PDF dan scroll ke halaman yang dibutuhkan. Catat nomor halamannya.
• Kalau perlu halaman tertentu saja, split PDF terlebih dahulu — jangan upload PDF multi-halaman kalau portal hanya memproses halaman pertama.
• Untuk KTP atau KK, periksa preview setelah upload: sisi mana yang muncul? Kalau salah, ulang.

Versi dokumen yang benar

Salah upload versi dokumen adalah kesalahan yang sering terjadi tapi jarang disadari. File lama dan file baru kadang terlihat mirip di layar HP — baru ketahuan salah setelah ditolak karena data tidak sinkron dengan yang ada di database Dukcapil.

Cara cek versi:

• Periksa tanggal file. Buka file manager, lihat tanggal "modified" atau "created". Kalau Anda baru scan KK kemarin, file yang dipakai harus dari tanggal kemarin, bukan dari setahun lalu.
• Cocokkan isi file dengan dokumen fisik terbaru. Pastikan nama, alamat, jumlah anggota keluarga sesuai dengan KK fisik yang terakhir dicetak.
• Buat folder khusus dokumen ter-update. Simpan versi terbaru di satu folder, beri nama yang jelas seperti "KK-Terbaru-2026". Pindahkan versi lama ke folder "Arsip".

File yang dipilih memang yang final

Setelah memilih file untuk upload, sering terjadi salah pilih — terutama kalau di HP ada banyak file dengan nama mirip atau nama file hasil auto-generate (IMG_12345.jpg).

Langkah verifikasi terakhir:

1. Buka file yang sudah dipilih setelah upload di portal, jangan langsung submit. Kebanyakan portal menampilkan preview.
2. Konfirmasi isinya sesuai. Nama, nomor, dan data di file memang milik Anda, dokumen yang tepat, bukan file draft atau file coba-coba.
3. Cek nama file kalau tampil di portal. Kalau nama file masih "IMG_12345.jpg", kemungkinan besar bukan file yang Anda niatkan upload.

Daftar periksa akhir

Sebelum klik submit, cek berurutan:

Integritas file:

• [ ] Format sesuai — JPG, PNG, atau PDF sesuai permintaan portal
• [ ] Ukuran dalam batas — tidak melebihi batas atas, tidak di bawah 100 KB
• [ ] File bisa dibuka — tidak corrupt, tidak ada pesan error
• [ ] Bukan hasil rename ekstensi — isi file asli sesuai ekstensinya
• [ ] Bukan long screenshot atau hasil transfer yang dikompres berat

Ketepatan konten:

• [ ] Setiap kolom berisi dokumen yang tepat — KTP di kolom KTP, KK di kolom KK
• [ ] Halaman yang benar — untuk dokumen multi-halaman
• [ ] Versi terbaru — bukan file lama yang sudah outdated
• [ ] File memang final — bukan draft, coba-coba, atau salinan yang belum selesai

Kalau semua terlintasi, lanjut ke pengecekan akhir sebelum klik submit (lihat cek-dokumen-siap-upload-atau-belum).